Skapa ett enkelt formulär som skickas via mail

I den här guiden skapar vi ett enkelt formulär för att samla in ett friskvårdskvitto. Du kan enkelt skapa ett annat formulär genom att följa den här guiden men byta ut frågorna mot dina egna.

1. Gå till ENVODIUM/Formulär
2. klicka på Skapa nytt formulär
3. klicka på Skapa blankt formulär
4. namnge ditt nya formulär och klicka på Skapa

Steg 1 - Inställningar-läget

Första steget är att beskriva formuläret och bygga upp ett eventuellt epostmeddelnade som ska gå iväg när fomuläret postas.

• Namn
  Här anger du formulärets namn som syns för användaren.
• Beskrivning
  En kort beskrivning av formuläret som syns för användaren i appen.
• Admin-beskrivning
  En kort beskrivning av formuläret som syns under formulärets namn i admin. Det kan vara användbart att ange en sådan om man är flera personer som administrerar olika likadana formulär, så att man kan skilja på dessa.
• External URL
  Har ni formulär i andra system kan ni länka in dessa här, t ex Google Forms. Ska ni bygga formuläret i appen så hoppa över detta steg.
• Publicerad
  Om rutan är ikryssad är formuläret publicerat i appen. Om knappen inte går att klicka i och en röd flagga med Kontrollera rättigheter innan du publicerar! syns måste du gå till Rättigheter och ställa in dessa innan du kan publicera formuläret. Annars vet inte appen vem som ska få se det.
• Dold i menyn
  Döljer formuläret i appens meny.
• Namn från e-post
  Här anger du vem som ska se ut att vara avsändare i mailet som skickas. T ex; Ditt företagsnamn-APPEN eller liknande.
  
   
• E-postadress (Från)
  Ska alltid vara no-reply@roxx.se.
• Rubrik från e-post
  Här anger du rubriken på e-postmeddelandet. T ex; Tillbud från Ditt företagsnamn-APPEN.
  
   
• E-postmeddelande vid ok
  Denna ruta får vi hoppa över tills vi byggt några frågor i formuläret, annars har vi inget att skriva här. Vi återkommer hit.
  
   
• E-postadress kopplas till fält
  Om man skapar ett formulär där användaren får ange sin e-postadress så kan man här koplla den så att den som skickar in ett formulär får en kopia på mail. Samma här vi får komma tillbaks till detta steg när vi skapat frågorna i formuläret.
• ?Skicka svar till
  Här anger man mottagere av det inskickade formuläret om man vill ha en eller flera mottagare som mottager samma sak. Ange meiladresserna enligt: epost@roxx.se;epost2@roxx.se;epost3@roxx.se
  
   
• Svar när allt är okHär skriver man ett svar som kommer upp i appen när man skickat in ett formulär. T ex; Tack för din anmälan eller Vi har mottagit ditt tillbud etc. Om man vill kan man lägga till [@name] i texten, exempel; Tack [@name] för din anmälan. Observera att variabeln name också måste finnas i formuläret för att detta ska fungera.

Steg 2 - Redigera datarader

Dags att lägga till frågor i formuläret. Jag tänker att vi bygger ett enkelt formulär för att skicka in t ex ett friskvårdskvitto. I ett sådant formulär vill man kanske samla in:

• Namn
• Epostadress
• Kvitto (bild)
• Kommentar

Skapa en rad/fråga för namn

1. Ange ett fältnamn. Detta värde måste vara unikt i formuläret då det är en variabel. Inga andra rader får heta likadant. Inga mellanslag eller konstiga tecken här. Och använd helst inte ÅÄÖ, det fungerar men det kan bli problem i framtiden. Den här variabeln syns ej för användaren så det gör inget om det inte är något förståbart. Just för namn kan man använda variabeln name som är en smart variabel, appen vet redan vem vi är och använder vi name så fylls detta i automatiskt.
2. Ange en fältrubrik. Detta är rubriken eller frågan i formuläret. I detta fallet skriver du Namn:.?
3. Steg. Man kan bygga formulär som har flera sidor, steg avgör vilken sida en fråga ligger på. I detta fallet 1.
4. Ordning, Vilken fråga i ordningen är detta. Används för att sortera frågorna. 0,1,2,3,4 osv.
5. Typ. Här bestämmer du vilken typ av fält som användaren ska kunna fylla i. I detta fallet är frågan namn och det skriver man in i en textruta, så vi väljer helt enkelt TextField. För mer info och djupare beskrivning av de olika typerna läs dokumentet, Lathund redigera datarader.
6. Validering, Här anger du om det ska vara ett tvingande fält eller ej. I detta frågar vi om namn och det vill vi ha in så då sätter vi NotEmpty här.
7. Options, Standardvärde, Placeholder, Class, Bara för admin. Lämna tomt i detta fall.
8. Spara

Skapa en rad/fråga för epost

1. Upprepa samma procedur igen på en ny rad. Men istället för name som fältrubrik anger du email.
2. Spara

Skapa en rad/fråga för att samla in en bild

1. Upprepa samma procedur igen på en ny rad. Ange bild som fältrubrik, image som typ och NotEmpty i rutan validering, då är de tvungna att skicka med en bild.
2. Spara

Skapa en rad/fråga för att samla in en eventuell kommentar

1. Upprepa samma procedur igen på en ny rad. Ange kommentar som fältrubrik, TextFieldBig som typ.
2. Spara

Om vi känner oss nöjda med frågorna i formuläret är vi klara med det här momentet.

Tillbaks till redigera-läget

Innan vi publicerar formuläret måste vi  bygga upp e-postmeddelandet. Det gör vi i rutan E-postmeddelande vid ok. Till höger om rutan kan man nu se de rader vi skapade under redigera datarader. Vill du att hela innehållet i formuläret når mottaaren kan du klicka Autofyll mall. Vill du inte ha med allt kan du ändå klicka i Autofyll för att sedan radera de rader du inte vill ha med. Vi vill ha med allt denna gång.

Kopia till den som skickar in

Vill du att den som skickar in ett formulär ska få en kopia på mailet man man använda raden E-postadress kopplas till fält. Välj email i den rutan.

Ställ in rättigheter

1. Klicka på Rättigheter i formulärets meny.
2. Välj den eller de grupper som ska kunna se formuläret under Läsrättigheter.
3. Spara och publicera, klart.